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Archive for 1月, 2011

ビジネス文書のNGワード逆転発想編

ビジネスの文書というと、どんな印象があるか。柔らかさがなかったり、自由な形態ではなかったり、冷たい感じがしたり、そんな印象はないでしょうか。

こういう印象を頭の隅に入れておくと、メールではどうしたらいいのか、反対の考え方ができますね。

○また、きちんとした言い回しの言葉は社会人として大切かつ常識でもあります。また、あらたまり過ぎて、間違った言葉を使ってしまっては逆効果ですね。

TPOに合った使い方、あらたまった言葉、そういうことをよく考えましょう。また、自分だけが分っていて相手に伝わらないような言葉の不足もあります。
○使用し過ぎなければ、句読点を使うところに絵文字を入れることは、結構柔らかさと分りやすさがありますね。

○時間などはきちんと表しすぎると、細かさが感じられ大らかさが見えません。神経質に感じられるので、だいたい○時ごろとか、適当にしておきましょう。

はっきり表すのは待ち合わせなど必要性があるときのみに。

○ビジネスは結構真剣そのもの、そういうことを思わせないように、仕事の話題は避けましょう。

○女性は自分の行動に、とやかく言われることをいやがります。自由を望のです。ビジネスは自由感はなく正確さが求められます。つまり正確過ぎるのも不自由感を感じさせるものです。女性からの疑問に対してあまり正確に答えるのはかえって不自由感を感じさせます。

○あまり旧知の友のような言い方よりは、距離があるきちんとした言い方のほうが良いのですが、距離がある言い方は時に儀礼的になりますので注意です。

礼儀のある言葉と、儀礼の言葉は違いますので、気を付けるように。

○例えば何かを頼みたいときは、お願いいたしますは駄目ですね。お願いもするべきでないし、いたしますもカチカチです。

なにしろ、決まった言い方、言い回しはビジ文のようで、最初に書いたビジ文の印象になっていきますから要注意です。

相手の興味のあることなら、ちょっと疑問を投げかけてみるのもいいですね。

ビジネス文書のNGワード共通点編

出会い系では、出会うためにメールで知り合うのであって、メル友になることではありません。全部をそのとおりと思ってしまっては、いざ出会ってからが疲れますので
　そのことを頭に入れておいて下さい。
○まだ、お互い会っていないので、自分のことを分ってもらうより、相手から最低限度の信頼を得ることを考えましょう。
　相手の生活のリズムをなにげに聞いておいて、そのリズムに合うようなメールの送り方をすること。もちろん相手からのメールには返信をする。
○メールのコピーはいけません。メールを送信する前には見直しを。細かく考えすぎないように、それより自分が読んで読みやすいかをためしてみる。
○送る相手の間違いや、相手の名前の間違いは決定的にアウト。絶対に間違わないようにプロフィルなどを読み直す。
○分りにくい言葉は使わず、誰もが分るような言葉でメールをする。少しの言葉の失敗はそれほど致命的なことにはならない。しかし多くなると致命的になることも。
○出会い系のメールだというTPOを理解したメールの書き方を考える。信頼感を持ってもらうまでは女性が上であることを忘れずに。
しかし、真の信頼は出会ってからです。この時点では会うことに対して安心してもらうという意味。

○ファーストメールでは自分のことは簡潔に、住んでいるところ、年齢、趣味、などをリズムよく書き入れる。件名を忘れず、すぐに本筋にいかず、自分の紹介を兼ねた話を入れる。
○相手からのメールが来たら、ちょっと待ってから送る。いつでもメールのできる暇人と思われたり、がっついているように思われる。メールの中身をよく読んで、きちんと読んだということが分るようなメールを送ることで、適当な人間でないと判断される。
○句読点は決まりはなく、あまり考えすぎないで、相手も気持ちになって読みやすいようにするというサービス精神を持って使う。
読点は長い文のときに区切りを付けて読みやすくすることと、強調したいところをちゃんと強調するために使う。
○読点によって文の意味が大きく違ってくる場合もあり、自分の言いたいことをちゃんと伝わるか読み直しておく。
改行はしておかないと、読むこと自体が嫌になる可能性があるので、必ず適度に入れる。より読みやすくということに心配りをすることです。

悪い例

出会い系メールにおいてどういう文を使うといけないのか。そういうお話をしていきましょう。

例題　「お願い致します」というのはまず使わないようにしましょう。まだ出会ってもしない彼女に何をお願いするの？

ファーストメールで返信に対して「お願い致します」と書いてしまったら、「必ず返信してね」という気持ちがその敬語から裏心として見えてしまいます。

そんなことを書くより、出したくなるようなメールを考えることです。それに「致します」は、ビジネスなら当たり前ですが、ここでは儀礼になってしまいます。

でも、返信について何も触れないのも、ちょっと問題が残りますので、「よかったら､返信待ってます」というように、よかったらということで、強制感を消して送りましょう。

ただし、そのように伝えるには、その前にお互い趣味などで少し盛り上がりを作っておいてからということが必要です。

だからこそ、軽くメールを下さいと言えるのです。彼女のプロフィルをしっかり読んで、相手の興味あることを知っておくことも大事です。

「僕の趣味はドライブです」とかいう表し方では普通の感じでつまらない感じです。ここから、四角四面というイメージから、ビジネスとなってしまいます。

これではいい印象は受けません。これをもって良い感じに伝えるには、例えば「僕は近郊をドライブして好きな音楽を聴くのが好きです」と変えてみましょう。

このように、ドライブはどういうところに行くのが好きなのか、どんなドライブをしているのかなど、説明が伴うことで、話が広がる要素もあり、堅苦しいこともなくなります。

第一適当に書いておいたという感じはなくなりますね。

硬いメールがおよぼすこと

ビジネス文書は文自体を硬くすることで、分りやすく書いてありますから、しっかり読んで下さいという、相手へのメッセージも含まれていると思います。

ビジ文はお互い間違わないようにすることが目的であり、余計な感情を入れないことで、柔らかさのない文章になり、分りやすくしているということになります。

こういうことはもちろん、ビジネスでの必要性であり、恋愛では意味はなく、かえって感情が無い分読みにくいことになってしまいます。ビジ文での柔らかさのない文は

ビジネスを成功に導きますが、出会い系の場合の結果は反対になってしまうわけです。

しかし、こういうビジ文を考えるからこそ、メールの悪い面も分るようになるということですね。文面を見るとなかなか真面目に書かれていても、あまりにも抽象的な中身だと、メールを読んだ相手はどうお返事を出せばいいんでしょう。相手を褒めたとしても、どういうところを褒めているかわからなければ、口先ばかりという感じもあり、お礼の言いようもありません。文が上手く整理されていれば余計？？？ですよね。

柔らかさのない文は、親しみは湧きません。顔も分らない、性格だってまだ知らない。そんな相手ですから当たり前ですよね。

逆に近い関係を思わせる言葉は嫌な感じを持たせるのですが、そこをあまり考えすぎると変な敬語を使ったりして、嫌な感じというよりは心のない感じに思えてしまいます。

そんなことを総合して考えると、褒めるところは理由も伝えることです。お互いが理解できる興味のあることであれば、その内容的なことも話に出したらいいと思います。

スキーが好きだと聞いて、僕もスキーは好きですよ。それだけじゃ、何にもなりませんよね。こんなことがあってだからスキーは好きなんだとか、言いようがあるのではないでしょうか。

数字を細かく書くより、理由を書くほうがずっと印象も良いし、話もつなげたいなという気持ちにさせるのではないでしょうか。

イメージ

今回は出会い系での時間の表示を考えてみましょう。時間から相手に投げかけるイメージは四角四面の神経質ということと、もうひとつ縛り付けるというイメージがあります。

ビジネスにとっての時間は縛り付けられるという意味もありますね。また守らなければならないもの。○○しなければならないということ自体、縛り付けなのです。

女性は男性より生活の中でも縛り付けをいやがります。もちろん全く知らない人間にもしそんなことされたら、頭に来てしまいますよね。

もちろんメールで縛り付けるわけにはいきませんが、こういう場合はイメージを膨らませるしかないので、どんどん嫌なイメージになっていくかも知れません。

ビジネスからイメージを膨らませるのも、会っていないということがあるからなのでしょう。

こういうイメージはメールのどんなところから感じるのでしょうか。数字を正確に表示するとか、数字の記入によってもそうですが、あと相手からの疑問に答えるときもそうです。

あなたの答えが正しくても､正しくなくても、絶対に断言をしてはいけません。相手は何となく聞いてみたり、ちょっとどう思うぐらいの感じですから。断言をしてしまうことも、

「そのようにしなさい」というような縛り付けられたようなイメージを持ちます。ここでも自由を取られたように感じてしまうので、あなたのイメージはどんどん悪くなるのです。

会っていない今からこんなんじゃ、会ったらどんなになるの？と思うのも分りますね。そんなイメージがイメージを作るようなことも、まだ会ってもいない人の間だでは起こりうることなのです。

まだ顔も知らないような人に真剣に相談なんかしませんので、だいたいが、なんとなくの質問ですからそこで断言するような返事は厳禁です。

仕事のイメージ

両者の益があってのビジネスということですが、買う側は欲しいものを手にい入れる、売る側はそれを売ることで益を上げる。

そういう構図になっているわけですね。その構図がなければビジネスとは言えないわけです。

さあ、人間は何で働くと思いますか？就活などで考えることのようですが、人によって違うわけですね。社会のため、自分の生活のため、良い、悪いの答えのないことです。

どんな人でも働くことが好きで働いているという人は少ないのではないでしょうか。誰もやりたいことが仕事になるわけではありませんものね。

だから、理由がそれぞれにあって、そのために頑張っているだけです。つまり人間は生きていく中で諦めて割り切ることも必要だということです。

ビジネスではどうしてお仕事中心の会話となりますよね。もちろん、ここでも仕事という意味はいろいろな種類の職業があるのですが。

ビジネスといっても、いろいろな仕事がありますが、この言葉の印象としては、ビジネスマンをイメージするのではないでしょうか。時代が違えばビジネスは武士のお勤めかもしれませんね。

すると、仕事のイメージはビジジネスマン。ビジネスマンのイメージは割り切っている。割り切るのイメージは冷たい人。こんなふうにイメージしていくかもしれません。

こういう構図をみんなが多かれ少なかれ持っていると思いますので、出会い系で仕事の話を持ち出すということはビジネスマンから始まる印象の連鎖を思い浮かべるかも知れないのです。

オフィスラブなら、仕事は両者の同じ話題であり、これが恋愛の中でも話題になってもおかしくはありませんが、全く知らない同士のメールでは仕事の話はタブーですね。

そうするとどんな話がいいのでしょうか。自分のことを簡単にさっぱりと分りやすく紹介することですよね。そこでも少し仕事について話すこともあるかもしれませんが、

それでさえも、気を付けてまずは出さないほうが無難なのです。

時間の効果

ビジネス文書での決定的な失敗というのは、まず、金額、日付、時間などという数字の書き込み間違いです。

これはビジネスにとっては、大変な間違いで、それで済ませれないようなことです。しかしこういう数字がないことには、意味をもたなくなるのが

ビジ文ですね。逆に考えると、ビジ文って数字が命なのです。そして、その数字のミスは許されないということです。それぐらい数字は大切なのです。

こういうビジネスマンの印象って、テレビなどから広げられた印象で暗示的に人の心に入っているものです。そこから考えて、ビジネスマンと言えば、四角四面の人間という印象を持ち
ます。今回は、ビジ文で数字ミスは最悪であるということを考えると、出会い系でのメールで四角四面の印象を持たれ書き方が見えてきます。

こんなのはどう思うでしょう。相手の女性に「きょうは半日外回りでした」と書くのと「きょうは○○時まで外回りでした」と書くのとどうですか？

最初のほうは、時間があいまいになっていて、後のほうは時間がきちんと入っていますね。ここでの相手は出会い系のメールですから、はっきり言って顔も知らない人間です。

そういう人からもらったメールですから、この両者全然イメージが違いますよね。前のほうは、何となくその日のことを書いています。でも後のほうは時間まで入れて、相手に自分の正

確さを訴えているようにも思えます。もっと想像すると相手の女性に○○時にはいるからメールをどうぞと言っているようにも感じます。そんなふうに感じる人だっていないとは限りません。

こういう正確な数字は知らない同士で求められてはいないし、逆に何かを要求されているようで嫌かもしれなせん。せっかくイメージを膨らませているのに、現在に戻すようなものかもしれなせん。

相手がどういうイメージを抱いていたかは分りませんが、もし良い感じを持っていてくれていても、そんなの吹っ飛んじゃうかも知れません。

硬い文書にならない為に

心の動きや気持ちより、きちんと理論をたてて納得していただくことが、ビジネスの基本です。

恋愛は理論を立てれば立てるほど、おかしな物になっていきます。そして心の機微などを表すことがとても大事なのです。

しかし出会い系となると、相手を全然知りませんから、あまり心の動きやら気持ちやらと言っても、それもおかしな物になりまね。

こういうことを頭に入れておかないと出会い系は難しくなります。ビジ文のように四角四面、柔らかさに欠けるということは、どこにでもある文という感じです。

そういうことを感じさせる原因の一つとして、言葉使いがあります。ビジネスでは、どんなに近い関係があったとしても、ビジネスの部分では友人のような言葉使いはしないですね。

そんなことしたら、失礼極まりないわけです。相手に失礼があっては絶対いけないビジネスでは、言葉使いには絶対の注意を払うのです。

こういうこと自体が四角四面なのかもしれませんね。ではTPOを考えて言葉を扱えるのならいいわけです。なにもビジネスで砕けた言葉使いをしろということではありません。

では出会い系サイトのメールでビジ文のような言葉を使ったらどうか。それこそがTPOも分らない四角四面な人間か無智な人間ということを

感じさせてしまうということですね。

国語力が普通にあればこんなこと意識しなくてもいいのですが、メールを打つというときに結構慌てたり、緊張したりすると分らなくなります。

また、みんな国語力が一定以上ということもありませんからね。
出会い系の相手は自分とある意味対等ですから、あたり敬う言葉もおかしいものです。しかし、立場上やはり上下があり男性は下でにいるわけですから、

失礼のない言い方の考えなければなりません。ですから、メールにおいては、あまり分らないような敬いの言葉は使うのはやめましょう。
あまり硬くなっても変ですよ。

共通の物と似ている物

今まではビジネス文書と出会い系メールのどちらから考えても納得できることを考えてきました。

今度はビジ文のままで出会い系メールを送ればどうなるか考えてみてください。答えは決まってますね。

もらった女性はどのように感じると思いますか。ビジネスという言葉から、柔らかさのない印象が浮かびます。冷たく、心がこもっていないようにも思いますね。

印象はたぶんテレビなどのわたしたちがいつも目にしているものからの暗示もあるのでしょう。その暗示から想像も膨れてくるわけですね。

出会い系メールに柔らかさのないビジ文を使用できないのは、こういう理由で相手であるあなたが困った想像をされるからなのでしょう。

ビジ文を見本にできる部分は、相手に信頼を得るという同じ効果のための基本部分です。ビジ文からの反対から見た考え方ということでしょうか。

また、ビジ文で出会い系メールを書くとどういうところがまずいか、そこを逆の教科書をして考えていくといいのではないでしょうか。

これが今回の逆から見た学びです。まず、四角四面で、柔らかさがなく、冷たい人間って今まで会ったことありますか。

大体は、テレビなどの暗示もあって、外見や行動で勝手に想像しているだけではないでしょうか。

こういうふうに考えていくと、逆に四角四面だという印象を持たせないようにすることが大事だということになりませんか。

どういう書き方がどういう人に思われるかを考えるより、自分のメールの良くない点を探すことで、大切なことが分ってくるのかもしれません。

そういうことがビジ文から見た、反対の考え方ということになり、ビジ文から出会い系のメールを見直すことができるのではないでしょうか。
そんな例文を見て下さいね。